Gestion des flux : la clé pour un événement réussi

La préparation d’un dispositif comprend évidemment une analyse de l’affluence totale de la manifestation. Mais très rapidement se pose la question des flux dans l’enceinte, mais aussi et surtout dans les phases de contrôle d’accès et de sortie fin de manifestation. Ainsi, à une analyse du « stock » de spectateurs s’adjoint de manière majeure une modélisation fine des flux et mouvements du public. 

De ce point de vue, chaque événement est spécifique entre « tout le monde qui arrive en même temps et à la même porte » à « l’entrée et la sortie sont modérées tout au long de la journée et ne présentent pas de risques significatifs de congestion » : tous les cas sont observables. L’usage d’une aide informatique paramétrée des flux attendus par période et des capacités de débit de chaque point clé est un atout pour la conception du dispositif.

Dans cette démarche, la possibilité de faire varier certains paramètres peut être d’une aide utile : que se passe-t-il si un système de contrôle des billets dysfonctionne, si la Puissance Publique demande un contrôle de sécurité plus strict (et donc plus long), si la météo retarde l’arrivée du public qui du coup se concentre juste avant le début de la manifestation… La mise en place d’activités ou d’animations (restauration, boutique, jeux avant et après le moment majeur de la manifestation) peut diluer les flux et faciliter leur écoulement paisible. 

La question des possibilités physiques de transferts de flux peut également être étudiée. La finale de la Coupe d’Europe à Paris en 2022 a été de ce point de vue un exemple de défaut d’analyse en amont des flux attendus de spectateurs, qui plus est pour la plupart ne connaissant pas l’enceinte.

Enfin, les aspects marketing de ce sujet sont aussi présents. Outre les questions sécuritaires liées à l’accumulation de personnes en un lieu donné, les délais d’attente pour entrer ou de sortie (enceinte/ parking/ transport) en fin d’événement constituent pour le public un facteur de son « expérience client ». 

Dans tous les cas, un système plastique et réactif offre une souplesse accrue à l’organisateur et permet de faire face aux situations nouvelles. Il doit comme toujours en sécurité événementielle se compléter d’un retour d’expérience permettant avec le temps de s’adapter et d’apprendre. 

Retour sur la gestion des flux d’attentes durant l’édition 2022 du tournoi de tennis de Wimbledon :

Les détails relatifs au festival Motocultor 2023 :