Anticiper les flux : pourquoi instaurer une billetterie obligatoire pour des évènements gratuits ! 

Les grands évènements génèrent des flux importants de personnes. Anticiper l’importance de ces flux constitue un enjeu fort pour l’organisateur aussi bien en termes de sécurité que d’expérience spectateurs qui eux, devront attendre longuement pour accéder au site :

– création de regroupement et mouvements de foule aux entrées possibles. Ce type de problème relève formellement du domaine de la sécurité.

– déambulations en « stop and go » qui nuisent au plaisir du public, et même -parfois longue- attente aux accès. Ce deuxième type de conséquences axées sur « l’expérience client » (donc marketing) sont aujourd’hui très présentes dans l’esprit des organisateurs d’évènements. Ceux-ci mettent en place des outils de mesures objectifs de cette dimension au point de formuler des limites à ne pas atteindre (attentes, vitesse moyenne, concentration du public sur certaines zones du site etc…)

Entre les considérations formellement sécuritaires et les aspects marketing de la question, un certain  nombre d’organisateurs mettent en place une réservation préalable du créneau par le visiteurs / spectateurs, y compris pour des manifestations à entrée gratuite.

La course à la voile Vendée Globe Challenge, pour son village aux Sables-d’Olonne, a ainsi instauré une inscription (gratuite) obligatoire pour les visiteurs. Sur les trois semaines d’ouverture au public de cette zone autour du port, et sur les pontons où sont placés les 40 bateaux concurrents, plusieurs centaines de milliers de visiteurs sont prévus. Ainsi, les visiteurs sont informés de cette procédure obligatoire (pas de billetterie physique sur place) via les sites de la course et les réseaux sociaux.. L’organisateur de la manifestation fournit une information claire, rapide et précise. A la question sur l’obligation de se préinscrire : «  Oui, vous devez avoir un billet pour accéder au Village du Vendée Globe. L’inscription est rapide et gratuite ». Le site renseigne aussi le visiteur sur l’affluence prévue via un code couleur ainsi que les évènements ponctuels : dédicaces de coureur, conférences…

Bien entendu, les modalités préservent un accès large aux zones commerciales louées par les sponsors et commerçants pour leur communication. La durée de la visite n’est pas limitée pour le visiteur une fois le contrôle d’accès au village passé. La partie restauration du site est elle aussi plus librement accessible pour ne pas limiter ces prestataires dans leurs activités. L’amplitude des créneaux (5 par jour) n’écarte pas la possibilité d’attente avant accès pour le public, notamment en début de session, phénomène déjà observé lors de l’ouverture des portes par exemple pour des concerts/ festivals.

Ce type de procédure de pré-inscription  devient de plus en plus fréquent. Ce qui était déjà très présent pour les musées, parc d’attraction et autres sites payant tend à s’élargir pour les évènements gratuits.

Par exemple, la société Decathlon a instauré un « pass » gratuit pour l’accès à ses évènements de promotion des clubs de sport (Vital Sport) qu’elle organise régulièrement. Dans ce cas, pas de créneau à renseigner, mais une information utile au magasin sur l’affluence possible le jour J. On notera que le phénomène de « no show » est probablement plus important du fait de la gratuité.

Enfin, dans tous les cas, la signalétique collectée des visiteurs via internet permet à l’organisateur un retour d’information intéressant sur les flux effectifs et leur nature. Lors du retour d’expérience, ces données collectées et analysées (notamment avec la météo) constituent un apprentissage utile pour les sessions futures.

Le lien vers le site du Vendée-Globe :

Le lien vers la page dédiée VitalSport de Decathlon :